Pravidlá ochrany osobných údajov
Alias Translation, s.r.o.
Sliezska 9, 831 03 Bratislava
IČO 35954230
spoločnosť zapísaná v obchodnom registri Mestského súdu Bratislava III, vložka číslo 37495/B
Úvodné ustanovenia
Tieto pravidlá ochrany osobných údajov (ďalej len „pravidlá“) prijala spoločnosť Alias Translation, s.r.o. so sídlom Sliezska 9, 831 03 Bratislava, IČO: 35954230 (ďalej len „poskytovateľ“).
- Tieto pravidlá upravujú zásady spracovania osobných údajov (i) osôb, ktoré požadujú alebo si objednajú prekladateľské a tlmočnícke služby, alebo iné produkty poskytovateľa alebo zástupcov týchto osôb (ďalej len „objednávateľ“), ako aj (ii) používateľov webových stránok sídla aliastranslation.sk (ďalej len „používatelia“ a „webové stránky“).
- Poskytovateľ je pri spracovávaní osobných údajov v pozícii prevádzkovateľa, a preto určuje, na aké účely a akými prostriedkami sa budú osobné údaje spracúvať.
Rozsah spracovávaných údajov
- Tieto pravidlá sa vzťahujú výhradne na zaobchádzanie s údajmi o fyzických osobách.
- Údaje týkajúce sa objednávateľa. Poskytovateľ spracováva osobné údaje, ktoré objednávateľ poskytne v rámci svojej objednávky. Osobné údaje sa môžu vzťahovať priamo na objednávateľa alebo tretie osoby. Poskytovateľ spracováva aj osobné údaje, ktoré mu objednávateľ poskytne na dobu plnenia zmluvy uzatvorenej s poskytovateľom. Takéto údaje sú najmä meno, priezvisko, telefónne číslo a emailová adresa, príp. aj ďalšie kontaktné údaje, údaje o jazykových znalostiach a zamestnanie objednávateľa.
- Údaje týkajúce sa detí. Objednávku tovaru a uzatvorenie zmluvy s poskytovateľom je možné vykonať iba u osôb starších ako 15 rokov. V prípade uzatvorenia zmluvy v prospech mladšej osoby musí schváliť súhlasy podľa týchto pravidiel zákonný zástupca.
- Poskytovateľ nie je s ohľadom na množstvo osobných údajov získaných od objednávateľa schopný kontrolovať ich pôvod. Ak objednávateľ uvedie akékoľvek osobné údaje o tretích stranách, vrátane vlastných pracovníkov alebo sú tieto údaje obsiahnuté v dokumentoch súvisiacich so spracovaním prekladu alebo tlmočením, je objednávateľ oprávnený tieto údaje poskytnúť iba pri splnení podmienok stanovených príslušnými právnymi predpismi, vrátane prípadného získania súhlasu so spracovaním osobných údajov. Objednávateľ je takisto povinný dbať na aktuálnosť takýchto údajov a všetky zmeny týkajúce sa osobných údajov, ktoré sú relevantné pre ich spracovanie, bezodkladne oznámiť poskytovateľovi.
Účel spracovania osobných údajov
- Vybavenie objednávky – plnenie zmluvy uzatvorenej medzi poskytovateľom a objednávateľom. V tomto prípade poskytovateľ používa osobné údaje najmä v tomto rozsahu: meno a priezvisko, adresa, emailová adresa, telefónne číslo a fakturačné údaje. Osobné údaje sa používajú aj na zaistenie prekladov a tlmočenia. Zároveň sa osobné údaje spracovávajú na účely fakturácie alebo riešenia pripomienok objednávateľa. Spracovanie týchto osobných údajov je na uvedený účel nevyhnutné.
- Prístup a správa online účtov. V prípade realizácie akejkoľvek služby online spracováva poskytovateľ osobné údaje v rámci plnenia zmluvných podmienok aj na účely prístupu do online informačného systému a jeho prevádzky, a to v rozsahu užívateľského mena a hesla. Spracovanie osobných údajov je na uvedený účel nevyhnutné.
- Ponuka služieb a produktov poskytovateľa prostredníctvom emailu. Poskytovateľ spracováva meno, priezvisko a emailovú adresu na posielanie obchodných oznamov. Tieto oznamy sa sielajú výhradne objednávateľovi, ktorému sa poskytla služba alebo produkt, t.j. objednávateľovi, ktorý bol alebo stále je v obchodnom vzťahu s poskytovateľom. Spracovanie osobných údajov v tomto prípade neprebieha na základe súhlasu, ale z dôvodu oprávneného záujmu poskytovateľa. Odber obchodných oznamov je možné kedykoľvek zrušiť alebo vzniesť námietku proti takémuto spracovaniu osobných údajov.
- Telefonická ponuka služieb a produktov poskytovateľa. Iba v prípade udelenia súhlasu môže poskytovateľ propagovať svoje služby a iné produkty v rámci telefonických hovorov. Súhlas je možné kedykoľvek odvolať prostredníctvom kontaktov uvedených v týchto pravidlách.
- Ďalšie spracovanie osobných údajov nad rámec uvedených lehôt vykonáva poskytovateľ iba v prípade, že je to nevyhnutné na účely oprávnených záujmov alebo splnenie povinností vyplývajúcich z právnych predpisov, ktorými je poskytovateľ viazaný.
Zrušenie zasielania obchodných oznamov a odvolanie súhlasu
- Emailové oznamy. Ak objednávateľ nesúhlasí so spracovaním na marketingové účely, je oprávnený kedykoľvek zrušiť zasielanie obchodných oznamov prostredníctvom kliknutia na odkaz umiestnený v päte strany každého obchodného oznamu alebo prostredníctvom kontaktov uvedených v týchto pravidlách.
- Telefonické hovory. Súhlas s kontaktovaním na účely propagácie služieb a produktov poskytovateľa je možné kedykoľvek odvolať prostredníctvom Vašej žiadosti podanej ktorejkoľvek kontaktnej osobe uvedenej v týchto pravidlách.
Osoby s prístupom k osobným údajom
- V prvom rade osobné údaje spracovávajú poskytovateľ a jeho zamestnanci. Všetky osoby na strane poskytovateľa, ktoré majú prístup k osobným údajom, sú viazané mlčanlivosťou. Tento záväzok trvá aj po skončení ich pracovného alebo iného pomeru s poskytovateľom.
- Poskytovateľ je oprávnený poveriť spracovaním osobných údajov aj ďalšie osoby ako tzv. sprostredkovateľov. Pod sprostredkovateľom sa rozumie každý subjekt, ktorý spracováva osobné údaje pre poskytovateľa výhradne na základe jeho pokynov. Sprostredkovateľ nesmie rozširovať účel a rozsah spracovania osobných údajov, ktoré poskytovateľ stanoví. Všetci sprostredkovatelia sú viazaní mlčanlivosťou a k dodržiavaniu povinností pri spracovávaní osobných údajov, ktoré vyplývajú z príslušných právnych predpisov. Medzi sprostredkovateľov patria najmä:
- externí prekladatelia, tlmočníci a lektori, príp. iné osoby, ktoré sa podieľajú na zaistení služieb ponúkaných poskytovateľom;
- poskytovatelia niektorých informačných systémov a iného softvéru používaného poskytovateľom;
- poskytovatelia daňových a účtovných služieb alebo
- poskytovatelia kuriérnych a prepravných služieb.
Doba spracovávania údajov
- Na vybavenie objednávky a ďalšie plnenie zmluvy sa osobné údaje spracovávajú počas celej doby trvania zmluvy a následne počas 10 rokov od jej ukončenia .Lehota 10 rokov sa počíta od ukončenia poskytovania služieb alebo úplného vyrovnania vzájomných práv a povinností podľa toho, ktorá udalosť nastane neskôr. Uvedená lehota je stanovená s ohľadom na možné uplatnenie akéhokoľvek nároku, ktorý vyplýva z uzatvorenej zmluvy alebo s ňou akokoľvek súvisí.
- Na účely správy online účtu sa osobné údaje spracovávajú až do jeho zrušenia. K zrušeniu online účtu môže dôjsť najmä v súvislosti s ukončením zmluvy, na základe ktorej je online účet vedený, príp. na základe žiadosti dotknutej osoby. Ukončenie spracovávania osobných údajov znemožní prístup k online účtu.
- Na účely zasielania obchodných oznamov sa osobné údaje spracovávajú až do Vášho odhlásenia z ich odberu alebo uplatnenia Vašej námietky proti takémuto spracovávaniu, najdlhšie však počas 5 rokov. Lehota piatich rokov sa počíta od ukončenia zmluvného vzťahu s poskytovateľom alebo vybavenia poslednej objednávky podľa toho, ktorá udalosť nastane neskôr. Pred uplynutím tejto lehoty poskytovateľ vyzve k potvrdeniu trvajúceho záujmu o zasielanie obchodných oznamov na ďalšie obdobie. Poskytovateľ navyše v pravidelných intervaloch overuje aktuálnosť emailovej databázy.
- Ďalšie spracovanie osobných údajov nad rámec vyššie uvedených lehôt vykonáva poskytovateľ iba v prípade, že je to nevyhnutné na splnenie povinností alebo uplatnenie práv vyplývajúcich z právnych predpisov, ktoré sa na poskytovateľa vzťahujú.
Práva súvisiace so spracovaním osobných údajov
- V súvislosti so spracovaním osobných údajov má objednávateľ alebo akákoľvek tretia strana, ktorej osobné údaje sú tým dotknuté, právo od poskytovateľa požadovať:
- Informácie o osobných údajoch, ktoré poskytovateľ spracováva ohľadom účelu a povahy spracovania osobných údajov, vrátane informácie o prípadných príjemcoch osobných údajov mimo poskytovateľa.
- Prístup k údajom, ktorými poskytovateľ disponuje. V prípade uplatnenia tohto práva poskytovateľ potvrdí, či a aké konkrétne osobné údaje spracováva, príp. tieto údaje sprístupní spoločne s informáciami o ich spracovaní.
- Opravu osobných údajov, ak sú akokoľvek nepresné alebo neúplné. Iba v prípade aktuálnych údajov môže poskytovateľ správne vybaviť Vašu objednávku, riadne spravovať online účet a komunikovať s vami.
- Vysvetlenie a odstránenie chybného stavu (napr. blokovanie, oprava, doplnenie či likvidácia osobných údajov), ak sa domnievate, že poskytovateľ spracováva osobné údaje v rozpore s ochranou vášho osobného a súkromného života alebo v rozpore s právnymi predpismi.
- Vymazanie osobných údajov (tzv. právo byť zabudnutý) alebo obmedzenie ich spracovania, ak už nie sú potrebné na uvedené účely alebo už poskytovateľ nemá zákonný dôvod osobné údaje spracovávať, vrátane prípadov, kedy s ich ďalším spracovaním nesúhlasíte. V rámci splnenia uvedených podmienok poskytovateľ vaše údaje úplne alebo čiastočne zlikviduje, príp. zdôvodní, prečo nedošlo k úplnej likvidácii.
- Prenos automatizovane spracovávaných osobných údajov získaných na základe vášho súhlasu alebo v súvislosti s plnením zmluvy poskytovateľom inému subjektu, kedy poskytovateľ odovzdá Vaše osobné údaje v bežne používanom formáte vám alebo inému prevádzkovateľovi podľa vášho želania.
- V prípade priameho marketingu v podobe zasielania obchodných oznamov môže objednávateľ vzniesť námietku proti spracovaniu osobných údajov, na základe ktorej poskytovateľ ukončí spracovávanie osobných údajov na tieto účely.
- V súvislosti s uplatňovaním práv pri spracovávaní osobných údajov môžu byť pomocou tzv. logov zaznamenávané informácie o požadovanom úkone, napr. o zmene alebo likvidácii osobných údajov. Tento log uchováva poskytovateľ na základe svojho oprávneného záujmu počas 5 rokov od vykonania príslušného úkonu na preukázanie skutočnosti, že došlo k splneniu vašej požiadavky.
- Okrem vyššie uvedeného oprávnenia sa môžete v prípade podozrenia z porušenia povinností pri spracovávaní osobných údajov kedykoľvek obrátiť so svojou sťažnosťou na Úrad na ochranu osobných údajov.
Bezpečnosť
- Poskytovateľ zaobchádza s osobnými údajmi v plnom súlade s platnými právnymi predpismi, vrátane všeobecného nariadenia o ochrane údajov (GDPR). Poskytovateľ kladie pri spracovávaní osobných údajov veľký dôraz na technické aj organizačné zabezpečenie spracovávaných údajov.
- Všetky osobné údaje v elektronickej forme sú uložené v databázach a systémoch. K takýmto databázam a systémom majú prístup iba osoby, ktoré potrebujú s osobnými údajmi bezprostredne zaobchádzať na účely uvedené v týchto pravidlách, a to iba v nevyhnutnom rozsahu. Prístup k takýmto osobným údajom je chránený zodpovedajúcimi prostriedkami. Zabezpečenie osobných údajov sa pravidelne kontroluje a ochrana sa priebežne vylepšuje.
Kontakt
- Ak máte akékoľvek pripomienky ohľadom spracovávania osobných údajov alebo si chcete uplatniť svoje práva, môžete sa obrátiť na poskytovateľa emailom na adresu bratislava@aliastranslation.sk.
- Osoba zodpovedná za ochranu osobných údajov je Ing. Mgr. Radka Vegrichtová, bratislava@aliastranslation.sk.
Účinnosť
- Tieto pravidlá nadobúdajú platnosť a účinnosť dňom 25. 5. 2018.
Alias Translation, s.r.o.
